8 Beispiele für höfliche Follow-up-E-Mails und Fehler, die Sie vermeiden sollten – Marketcircle Blog (2024)

Beziehungen aufbauen /24. Februar 2020/Kristie

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Eine effektive und dennoch höfliche Folge-E-Mail zu schreiben, die eine Antwort erhält, kann eine Herausforderung sein. Sie möchten eine Antwort erhalten, aber nicht als zu aufdringlich wahrgenommen werden.

Egal, ob Sie eine höfliche Folge-E-Mail schreiben, weil Sie nach einem Treffen mit jemandem auf einer Netzwerkveranstaltung, nach dem Versenden einer Rechnung oder nach dem Versenden einer E-Mail ohne Antwort nachfassen, wir geben Ihnen Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail-Adresse zu steigern Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten.

8 Polite Follow-Up Email Samples & Mistakes To Avoid - Marketcircle Blog (1)

Lassen Sie uns zunächst über die drei häufigsten Fehler sprechen, die Menschen beim Schreiben einer höflichen Folge-E-Mail machen, damit Sie wissen, was Sie beim Schreiben Ihrer nächsten E-Mail korrigieren müssen.

Dann zeigen wir Ihnen einige Beispiele dafür, was Sie tun möchten, um Ihre Folge-E-Mail zu verbessern, sowie eine Menge Beispiele, die Ihnen dabei helfen, Ihre eigene Nachricht anzupassen!

Fehler in höflichen Folge-E-Mails und was man stattdessen tun kann

Beim Schreiben höflicher Folge-E-Mails werden häufig drei Fehler gemacht. Lassen Sie uns über jeden dieser Fehler sprechen, damit Sie ihn vermeiden können, wenn Sie eine höfliche Folge-E-Mail schreiben, und was Sie stattdessen tun können.

Fehler Nr. 1:
Verwenden Sie „Follow-up“ in der E-Mail-Betreffzeile

Wenn Sie eine höfliche Folge-E-Mail schreiben, verwenden die meisten Menschen natürlich „Follow-up“ in der Betreffzeile. Obwohl es sich bei dieser E-Mail um eine Folge-E-Mail handelt, bietet die Betreffzeile keinen Mehrwert und wird wahrscheinlich ignoriert. Es kann auch dazu führen, dass der Leser das Gefühl hat, dass Sie ihm die Schuld geben, weil Sie nicht geantwortet haben, was dem Leser kein gutes Gefühl gibt oder kein Interesse daran hat, Ihre E-Mail zu lesen.

Schreiben Sie stattdessen eine Betreffzeile, die für das Thema oder den Zweck der E-Mail relevant ist. Fragen Sie sich dazu, worum es in der E-Mail geht oder was Sie von ihnen erwarten. Lesen Sie weiter, um Beispiele für höfliche Folge-E-Mail-Betreffzeilen zu erhalten.

Fehler Nr. 2:
Beginnen Sie damit, „nur weiterzuverfolgen“ und keinen Mehrwert zu schaffen

Ein weiterer häufiger Fehler, der beim Verfassen einer höflichen Folge-E-Mail gemacht wird, besteht darin, mit „nur nachzufassen“ zu beginnen und eine E-Mail zu senden, die keinen Mehrwert bietet. Die Leute sind beschäftigt und haben keine Zeit, eine E-Mail zu lesen, deren Bedeutung sie entschlüsseln müssen oder welche Maßnahmen erforderlich sind.

Konzentrieren Sie sich stattdessen beim Verfassen Ihrer höflichen Folge-E-Mail auf die Wertschöpfung. Geben Sie ihnen beispielsweise Optionen, teilen Sie ihnen mit, wie Sie ihnen bei der Lösung ihres Problems helfen können oder was Sie für sie tun können, oder fügen Sie weitere Details oder Kontext hinzu.

Fehler Nr. 3:
Ohne Call-to-Action

Der letzte und häufigste Fehler beim Schreiben einer höflichen Folge-E-Mail besteht darin, zu vergessen, einen Call-to-Action einzufügen.

Machen Sie stattdessen beim Verfassen einer höflichen Folge-E-Mail klar, was die Person tun soll, nachdem sie Ihre E-Mail gelesen hat. Möchten Sie, dass sie antworten? Ruf dich zurück? Ein Formular ausfüllen? Seien Sie klar und konkret, damit sie wissen, was Sie von ihnen erwarten. Sie können dies tun, ohne dabei höflich zu bleiben. Lesen Sie weiter, um die höflichen Folge-E-Mail-Beispiele zu sehen und zu erfahren, wie Sie diese in Ihre Folge-E-Mails integrieren können.

Fehler Nr. 4:
Ich folge nicht schnell

Anstatt mehr als 10 Tage mit der Nachverfolgung zu warten, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Erinnerung früher, z. B. drei Tage, zu senden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger das Thema und die Anfrage immer noch frisch im Kopf hat. Wenn Sie zu lange warten, besteht die Möglichkeit, dass sie Ihren Call-to-Action und die Schritte, zu denen Sie sie aufgefordert haben, bereits vergessen haben. Wenn Sie beispielsweise ein... wärenImmobilienmaklerSie wissen, dass Zeit entscheidend ist! Warten Sie also am besten nur ein paar Tage und senden Sie eine höfliche und sanfte Erinnerung, um entweder mit einem Zeitplan oder einer Zusicherung zu antworten, dass die Aufgabe erledigt wurde.

8 Beispiele für höfliche Folge-E-Mails

Nachfolgend finden Sie acht höfliche Folge-E-Mail-Beispiele für verschiedene Szenarien sowie Tipps und Vorschläge, die Sie beim Schreiben Ihrer eigenen E-Mail verwenden können.

Szenario 1:
Nachbereitung nach einem Treffen bei einer Networking-Veranstaltung

E-Mail-Betreffzeile:
Lasst uns weiterarbeiten[zu lösendes Problem]

Hallo[Name],

Es war toll, Sie kennenzulernen[Name der Veranstaltung]! Es war wirklich interessant, davon zu hören[etwas, von dem sie sagten, dass sie damit zu kämpfen haben.]. Ich würde Ihnen gerne helfen[Problem, das Sie lösen können]also kannst du[Nutzen, den sie erreichen wollen].

Sind Sie nächste Woche zum Chatten verfügbar?

Senden Sie mir eine E-Mail zurück und lassen Sie mich wissen, wann es für Sie funktioniert.

Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören,
[Ihren Namen]

Spitze:Fügen Sie eine Einleitung ein, die ihre Erinnerung weckt. Geben Sie an, wie Sie einen Mehrwert schaffen können, indem Sie ihnen etwas anbieten, das sie wollen/brauchen, oder ein Problem lösen, das sie haben. Schließen Sie dann mit einem Call-to-Action ab und teilen Sie ihnen mit, was Sie von ihnen erwarten.

Szenario 2:
Nachbereitung nach der Vorstellung (z. B. Überweisung)

E-Mail-Betreffzeile:
Lass uns darüber reden[etwas, das ihnen am Herzen liegt]

Hallo[Name],

[Name des Überweisers]erwähnt, dass Sie suchen[ein Problem, das Sie lösen können, oder eine Dienstleistung, die Sie anbieten können]. Ich würde mich gerne darüber unterhalten[Problem, das sie lösen möchten]und wie ich Ihnen helfen kann[Vorteil, den sie erhalten möchten].

Hier sind einige[Vorteile, die Sie anderen Kunden verschafft haben, oder Beispiele Ihrer Arbeit].

[Link zu Fallstudien oder Kundenstimmen]

Haben Sie nächste Woche Zeit zum Chatten? Lassen Sie mich wissen, welcher Tag für Sie am besten passt.

Danke,
[Ihren Namen]

Spitze:Wenn Sie in diesem Szenario weitermachen, teilen Sie ihnen unbedingt mit, wer Sie an sie verwiesen hat und was Sie für sie tun können. Konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert, den Sie hinzufügen können, und auf die Steigerung der Glaubwürdigkeit, beispielsweise durch Ihre Social-Media-Konten oder Ihr Website-Portfolio. Stellen Sie sicher, dass Sie abschließend einen Call-to-Action für die nächsten Schritte einfügen.

Szenario 3:
Nachbereitung nach einem Meeting oder Anruf, um die nächsten Schritte bei der gemeinsamen Geschäftsabwicklung einzuleiten

E-Mail-Betreffzeile:
Nächste Schritte für[Projekt, an dem Sie arbeiten]

Hallo[Name],

Es war toll, Sie neulich kennenzulernen und darüber zu plaudern[etwas, von dem sie sagten, dass es ihnen am Herzen liegt]. Ich würde gerne mit der Arbeit beginnen[Projekt oder Geschäft, auf das Sie hinarbeiten]also kannst du[Nutzen, den sie wollen].

Ich habe ein Formular beigefügt, das Sie mit Ihren grundlegenden Informationen ausfüllen müssen, damit wir loslegen können. Der nächste Schritt besteht darin[Ein Satz über die nächsten Schritte.]

Bitte füllen Sie dieses aus und senden Sie es so schnell wie möglich zurück, damit wir mit dem nächsten Schritt fortfahren können.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen,
[Ihren Namen]

Spitze:Fügen Sie etwas Persönliches hinzu und geben Sie ihnen einen Kontext darüber, wer Sie sind. Menschen sind oft so beschäftigt, dass es nicht ausreicht, nur Ihren Namen in ihrem Posteingang zu sehen, um sie daran zu erinnern, wer Sie sind. Konzentrieren Sie sich darauf, einen Mehrwert zu schaffen, indem Sie ein Problem wiederholen, das Sie für sie lösen können, oder einen Nutzen/ein Ziel, bei dessen Erreichung Sie ihnen helfen können. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab, in dem Sie ihnen sagen, was Sie von ihnen erwarten und warum dies wichtig ist.

Szenario 4:
Nachverfolgen, nachdem Sie etwas gesendet haben, das Maßnahmen erfordert, und auf eine Antwort warten

E-Mail-Betreffzeile:
Formular für[Projekt, an dem Sie arbeiten]

Hallo[Name],

Ich hoffe, Sie haben eine tolle Woche!

Hatten Sie Gelegenheit, sich das Formular anzusehen, das ich Ihnen letzte Woche geschickt habe?

Haben Sie Fragen dazu?

Lassen Sie mich wissen, wenn ich Ihnen ein weiteres Exemplar zusenden soll, Sie mehr Zeit benötigen oder Fragen haben.

Danke,
[Ihren Namen]


Spitze:Halten Sie die Folge-E-Mail kurz. Fragen Sie, ob sie die Sache, die Sie ihnen geschickt haben, durchgesehen haben und ob sie Fragen haben, um zu bestätigen, dass sie die Sache erhalten haben und verstehen, was benötigt wird. Fügen Sie abschließend einen Call-to-Action hinzu, in dem Sie darlegen, was Sie von ihnen erwarten.

Szenario 5:
Ich melde mich nach dem Senden einer Rechnung und habe keine Zahlung erhalten

E-Mail-Betreffzeile:
Überfällige Rechnung für[Name des Projekts]

Hallo[Name],

Ich hoffe dir geht es gut.

Hatten Sie Gelegenheit, einen Blick auf die Rechnung zu werfen, die ich Ihnen geschickt habe?[Datum, an dem Sie die Rechnung senden]? Ich weiß, dass diese Saison für Sie arbeitsreich ist.

Lassen Sie es mich wissen, wenn ich es erneut senden muss oder wenn Sie Fragen zu den Werbebuchungen haben.

Danke,
[Ihren Namen]

Spitze:Seien Sie kurz, aber direkt. Stellen Sie eine Frage, anstatt darauf hinzuweisen, dass Sie die Zahlung offensichtlich nicht erhalten haben, indem Sie beispielsweise nach einer Bestätigung fragen, ob die Zahlung eingegangen ist und ob Fragen dazu bestehen. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab, in dem Sie ihnen sagen, was Sie von ihnen erwarten.

Szenario 6:
Nachverfolgung nach dem Absenden eines Kostenvoranschlags/Angebots

E-Mail-Betreffzeile:
Zitat für[Projektname]

Hallo[Name],

Ich hoffe dir geht es gut.

Hatten Sie Gelegenheit, sich das Angebot anzusehen, das ich Ihnen geschickt habe?[Datum, an dem Sie das Angebot senden]für[Projekt, an dem Sie arbeiten]? Würde gerne damit beginnen[Projekt oder Dienstleistung, die Sie anbieten]also kannst du[Nutzen, den sie wollen].

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zum Angebot haben.

Danke,
[Ihren Namen]

Spitze:Fassen Sie sich kurz und stellen Sie eine Frage, anstatt zu sagen, dass Sie nur der Rechnung nachgehen. Erinnern Sie sie an den Mehrwert, den Sie hinzufügen können, oder an das Problem, das Sie lösen können, um hervorzuheben, was für sie drin ist. Schließen Sie mit einem Aufruf zum Handeln ab, indem Sie klarstellen, was als Nächstes zu tun ist.

Szenario 7:
Nachfassen, nachdem jemand gebeten wurde, etwas zu tun, und keine Antwort erfolgte

Hallo[Name],

Ich hoffe dir geht es gut.

Hatten Sie Gelegenheit dazu?[Arbeit, um die Sie sie gebeten haben]? Sobald ich es bekomme[Arbeit, um die Sie sie gebeten haben]dann kann ich[nächste Schritte und Nutzen, der ihnen am Herzen liegt].

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder etwas benötigenweitere Details.

Danke,
[Ihren Namen]

Spitze:Fass dich kurz. Seien Sie höflich und fragen Sie, ob sie es sich angesehen haben, anstatt Vorwürfe zu machen oder darauf hinzuweisen, dass Sie es noch nicht erhalten haben. Schaffen Sie einen Mehrwert, indem Sie ihnen bei Bedarf Kontext für die Dringlichkeit oder die Dringlichkeit der nächsten Schritte geben. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab, damit Ihr Gegenüber weiß, was Sie von ihm erwarten und warum es wichtig ist.

Szenario 8:
Folgeanfrage, nachdem auf die letzte E-Mail keine Antwort erfolgt ist

Hallo[Name],

Ich hoffe dir geht es gut. Ich habe nichts von Ihnen gehört[E-Mail, die Sie gesendet haben – Service, den Sie anbieten können, oder Problem, das Sie lösen können].

Waren Sie zu beschäftigt, um zurückzukommen?

Hast du einen anderen gefunden?[professionelle Dienstleistungen/Produkt]?

Ist jetzt einfach nicht der richtige Zeitpunkt?

Teilen Sie mir mit, ob Sie möchten, dass ich zu einem anderen Zeitpunkt zurückkomme, oder ob Sie einen anderen gefunden haben[Professionelle Dienste]und brauche meine Dienste nicht mehr.

Danke,
[Ihren Namen]

Spitze:Wenn Sie nachgefragt haben und noch keine Antwort erhalten haben, fassen Sie sich kurz und fragen Sie nach dem Grund. Machen Sie es ihm gleichzeitig leicht, zu antworten, indem Sie ihm Optionen anbieten. Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab und teilen Sie ihnen mit, was Sie von ihnen erwarten.

Zusammenfassung

Hoffentlich finden Sie diese höflichen Folge-E-Mail-Beispiele hilfreich, wenn Sie Ihre eigenen Folge-E-Mails schreiben. Wenn Sie eine höfliche Folge-E-Mail verfassen, sollten Sie vor allem darauf achten, sich kurz zu fassen, sich auf den Mehrwert zu konzentrieren und einen Call-to-Action einzuschließen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Zeitverschwendung durch das Versenden von Nachfassnachrichten vermeiden, die keine Antworten erhalten, und stattdessen Antworten erhalten!

Schnelle Tipps

  • Weitere Tipps zum Verfassen von Folge-E-Mails finden Sie in unserem anderen BeitragSo schreiben Sie eine herzliche Folge-E-Mail [Beispiele enthalten].
  • Wenn es Ihnen schwerfällt, den Überblick über Ihre Follow-ups zu behalten, ist es eine gute Idee, die Verwendung von a in Betracht zu ziehenCRM für kleine Unternehmen. Wenn Sie einen Mac verwenden, schauen Sie sich das anDaylite.
  • Wir empfehlen auch, sich ein Tool wie zMailChimpDamit Sie Ihre E-Mail-Öffnungs- und Klickraten verfolgen können, um zu sehen, wie es Ihnen geht!
  • Versuchen Sie es, sobald Sie Antworten auf Ihre E-Mails erhaltenAcuity-Planungdamit Sie alle Ihre neuen Termine problemlos buchen können!

Und zu guter Letzt entdecken Sie die nahtlose Integration von Daylite mit Apple Mail, damit Sie die Kunst der Nachverfolgung meistern und Ihre allgemeinen E-Mail-Kenntnisse noch weiter verbessern können. Mit dem Daylite Mail Assistant können Sie aus E-Mails heraus Maßnahmen ergreifen und neue Kontakte erstellen, Erinnerungen einrichten, Termine planen und Aufgaben delegieren, ohne Ihren Posteingang zu verlassen. Und noch mehr: Der Daylite Mail Assistant speichert Ihre E-Mails auch in Daylite, verknüpft mit den von Ihnen erstellten Elementen, sodass Sie immer einen chronologischen Verlauf der Kommunikation zu einem Kontakt oder Projekt haben. Starte deinkostenlose 14-tägige Testversionund nutzen Sie die Vorteile des Daylite Mail Assistant.8 Polite Follow-Up Email Samples & Mistakes To Avoid - Marketcircle Blog (2)

Über den Autor:
Kristie Holdenist ein Online-Marketing-Berater. Sie hilft Startups, mehr Leads zu gewinnen, indem sie ihre Botschaft klarstellt und eine Marketingstrategie entwickelt, um ihren idealen Kunden zu gewinnen und zu konvertieren. Verbinde dich mit ihrInstagram.

8 Beispiele für höfliche Follow-up-E-Mails und Fehler, die Sie vermeiden sollten – Marketcircle Blog (2024)

FAQs

What is a good follow up email? ›

I'm just following up on an email I previously sent to you. I understand that you are busy, but I would appreciate it if you could review the email and respond to me as soon as you can. If I don't hear from you by the end of the week, I'll call you at your office.

What to do if HR is not responding? ›

If the interviewer does not suggest when you may hear from them, wait at least a week before initiating the following steps:
  1. Email the interviewer. ...
  2. Email the head of the department. ...
  3. Contact any company connections you have. ...
  4. Continue searching for a job. ...
  5. Accept the situation.
Jan 31, 2023

How do you say I haven't heard back from you? ›

'Haven't Heard from You' Alternatives
  1. "Wanted to resurface this email ..."
  2. "Following up to make sure this email didn't get buried."
  3. "I know your inbox is a busy place. ...
  4. "Bumping this up in your inbox ..."
  5. "I know how busy you are, I hope it's alright I'm moving this conversation to the top of your inbox."
Aug 6, 2018

How do you follow up professionally? ›

Here are some key things to keep in mind when you reach out to someone for the second (or third, or fourth) time.
  1. Have a compelling subject line. ...
  2. Be mindful of your tone. ...
  3. Keep it short and use simple language. ...
  4. Make a clear ask. ...
  5. Give them an out. ...
  6. Be judiciously persistent.
Jan 13, 2021

How can I politely tell someone that I m waiting for their response? ›

7 alternatives to “I look forward to hearing from you”
  1. 1 Use a call-to-action. ...
  2. 2 I'm eager to receive your feedback. ...
  3. 3 I appreciate your quick response. ...
  4. 4 Always happy to hear from you. ...
  5. 5 Keep me informed . . . ...
  6. 6 I await your immediate response. ...
  7. 7 Write soon!
Sep 3, 2021

How do you politely ask for a status update? ›

Read on for more.
  1. "Can you please update me?"
  2. "Would it be possible to receive an update?"
  3. "Would you kindly give me an update?"
  4. "Can you please give me a quick update?"
  5. "I wanted to see how things were going"
  6. "Is everything going alright with the project?"
  7. "Can I help in any way?"
Aug 9, 2022

What should I say when following up? ›

I'm following up on the application I submitted on [date] for [position]. I wanted to reiterate my interest in the role and tell you I'm more than happy to clarify or expand on any of the info I sent. If you'd like to call me back, my number is __________. Thank you so much for your time, and have a great day!

How do you write a follow up message? ›

How to write a follow-up email (6 steps)
  1. Step 1: Determine The Objective & Communicate It To Your Prospect.
  2. Step 2: Ensure Your Initial Email's Subject Line is Attention-Grabbing.
  3. Step 3: Provide Prospect With Context – Introductory Line.
  4. Step 4: Strengthen Your Value.
  5. Step 5: Add a Call-To-Action At The End.
Feb 27, 2023

What can I say instead of following up? ›

You could try:
  • “I'm following up on the below” or “Following up on this [request/question/assignment]”
  • “I'm circling back on the below” or “Circling back on this [request/question/assignment]”
  • “I'm checking in on the below” or “Checking in on this [request/question/assignment]”

What happens if HR doesn't do anything? ›

If HR refuses or fails to help, you may need to escalate your complaint. Most companies have additional protocols in place for taking an issue beyond HR. There may be an anonymous hotline that you are supposed to call or some other process. Follow these procedures and keep records of all communication.

How long should I wait for HR to reply? ›

As a rule of thumb, following up within a week is perfectly acceptable. If you don't hear back after an additional week, you can reach out again. However, if you don't hear anything after a second week, it's better to stay radio silent. Some companies have a long hiring process.

What happens if HR doesn't call you back? ›

Send an email first

If they haven't gotten back to you within a week of when they said they would, now might be a good time to reach out directly. Before making a phone call, see if they will respond to an email. In your email, politely ask them where they are at in the hiring process.

How do you get someone to respond to your email? ›

How to Get Someone to Respond to Your Email: 11 Tricks That Work
  1. Send at the right time.
  2. Send to multiple people.
  3. Start with a friendly greeting.
  4. Use the person's name.
  5. Convey urgency.
  6. Be authentic.
  7. Focus on your recipient.
  8. Evoke emotion.

Why would someone ignore your email? ›

You are either sending too many emails to many people at once without having it addressed to them, or your email is too standardized which means that you issue just generic emails. When you do that, your emails are most likely not read since they won't be relevant to the person who received them.

How do you follow up smartly? ›

With that in mind, here are five effective follow-up strategies you can use to connect with interested prospects.
  1. Make Time and Make a Plan. ...
  2. Treat Potential Customers With Respect. ...
  3. Provide Valuable Content. ...
  4. Meet People Where They Are. ...
  5. Respond Quickly. ...
  6. Improve your follow-up today.

How do you politely make someone wait? ›

Ways of telling or asking someone to wait - thesaurus
  1. hold on. phrasal verb. ...
  2. just wait until/till. phrase. ...
  3. hang on/hold on a minute. phrase. ...
  4. wait a minute/second. phrase. ...
  5. just a minute/moment/second. phrase. ...
  6. let me see/think. phrase. ...
  7. bear with me/us. phrasal verb. ...
  8. something will have to wait. phrase.

How do you say I will get back to you politely? ›

15 I Will Get Back To You Phrase Examples
  1. I will get back to you soon. ...
  2. I will follow up with you. ...
  3. I will have an answer on that shortly. ...
  4. I'll investigate this and let you know what I find out. ...
  5. Let me research that and get back with you. ...
  6. Let me get back to you on that. ...
  7. I'll get back to you on that ASAP.

How do I stop waiting around for a reply? ›

An effective way of breaking a bad habit such as waiting for a text message is to become disinterested. There's one thing you must do to achieve it: be curious. Once you feel the overwhelming desire to look at your phone, stop for a second and observe every sensation and emotion you are feeling at the moment.

How do you politely ask for an update after no response? ›

For example, you could say something like “I'll follow up again in a week, in the meantime, please don't hesitate to contact me if you have any questions”. This shows that you're still interested in the topic and willing to continue following up, without being too pushy.

What is an example sentence for status update? ›

I'm surprised he had time to write a status update considering the amount of unfriending he had to do. Status update: nothing shrieks success louder than doing a disappearing act in the summer. Our mock-up, right, shows how her status update might look. But what might the status update of this disparate bunch be?

How do you humbly ask for a follow up? ›

Tip: Be brief. Be polite by asking if they've looked it over rather than accuse or point out that you haven't received it yet. Add value by giving them context for the urgency if needed or urgency about the next steps. Finish with a call to action so they know what you want them to do and why it's important.

Should you say just following up? ›

Pause before you send that follow up email. There are more impactful ways than saying, “I'm following up” or even worse, “I'm just following up” (the word “just” lessens the importance of your request and undermines your importance).

How do you say please do not hesitate to contact me? ›

Here are some examples of variations you can consider:
  1. If you require any further information, please feel free to reach out to me.
  2. If I can be of any help, please do not hesitate to contact me.
  3. Please let me know if you have further questions on this matter.
Jul 9, 2022

How do you write an email for waiting for response? ›

“I'm Looking Forward To Hearing From You ”: Business-Friendly Alternatives
  1. I'm eagerly awaiting your response. ...
  2. Your prompt response would be appreciated. ...
  3. Thank you for your timely response. ...
  4. I hope to hear from you soon. ...
  5. Please keep me informed of any updates. ...
  6. [Be direct and include a call-to-action]

What is an appropriate time to wait for a reply? ›

Reply within 30–60 minutes to play it a little cool.

Even though you might be really excited to message them, you might seem a little needy or clingy with an immediate response. If you want to play it cool, wait for up to an hour so it doesn't seem like you're always on your phone checking for their reply.

What is another way to say we will get back to you shortly? ›

I'll look into it right away and have an answer for you as soon as possible. That's a great question! I'll look into it right away and have an answer for you as soon as possible.

How do you say I didn't receive your email politely? ›

Express your apology by politely acknowledging the delay and justifying when necessary. A simple “Sorry I wasn't able to get back to you sooner” or “I'm so sorry for dropping the ball on this. I hadn't seen your email until now” in your next email will do the trick.

How do I write a gentle follow up email? ›

Writing a polite follow-up email and a clear subject line
  1. Pick the right time for follow-up emails. ...
  2. Start with a friendly quick reminder. ...
  3. Provide context for a polite follow-up email. ...
  4. Ask for an update. ...
  5. Provide a deadline. ...
  6. Be specific. ...
  7. Keep it brief. ...
  8. Stay polite and friendly.
Mar 22, 2023

Is it correct to say gentle follow up? ›

In many cases, gentle follow-ups and friendly reminders are far more effective. Without your presence and ability to use nonverbal cues, aggressive sales pitches can often come across poorly. However, there's something to be said for being blunt and direct, especially if you've sent multiple emails that were ignored.

What can I say instead of just following up? ›

The following alternatives are clear-cut and could be used in place of I just wanted to follow up.
  • Can you please give me an update on X? Hi Lewis, ...
  • What's the status of X? Jeff, ...
  • Has there been any progress on X? ...
  • Where are we with X? ...
  • Do you need any support from me on X? ...
  • I'm checking in on X. ...
  • I'm circling back on X.

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Author: Geoffrey Lueilwitz

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Name: Geoffrey Lueilwitz

Birthday: 1997-03-23

Address: 74183 Thomas Course, Port Micheal, OK 55446-1529

Phone: +13408645881558

Job: Global Representative

Hobby: Sailing, Vehicle restoration, Rowing, Ghost hunting, Scrapbooking, Rugby, Board sports

Introduction: My name is Geoffrey Lueilwitz, I am a zealous, encouraging, sparkling, enchanting, graceful, faithful, nice person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.